Kā organizēt mājas datu apstrādes sistēmu septiņos soļos

01 no 07

Kā izveidot papīra noformējumu + glabāšanas sistēmu, kas tev darbosies uz visiem laikiem

Cīņa ir reāla: dokumentu un papīra jucekļu pārvaldīšana ir bedrītes. Tieši tāpēc ir svarīgi izveidot vienkāršu, izpildāmu mājas failu sistēmu, kuru jūs faktiski izmantosit. Šodien mēs to darām kopā.

Mērķis

Uzziniet, kā izveidot mājas reģistrēšanas sistēmu, kuru jūs faktiski izmantosit pārējā jūsu dzīvē. Tam jābūt elastīgam, lai pielāgotos dzīvesveida izmaiņām, un tam jābūt vienkāršam, lai jūs faktiski saglabātu to.

Kas jums būs nepieciešams

• Filtra kabinets vai faila lodziņš
• Piekabināto failu mapes (man patīk šie krāsainie attēli, kas ir attēloti iepriekš)
• Darbvirsmas faila turētājs
• Smalcinātājs
• Pārstrādes tvertne
• Failu mapes
• Etiķešu veidotājs vai pildspalva

Laiks

Šis ir nedēļas nogales projekts. Mēs neiesakām to sākt strādāt nedēļas nogalē pēc garas darba / skolas dienas utt. Sāciet šo dienu sestdienas vai svētdienas rītā, bruņojoties ar kafijas vai tējas tasi, un atļausies izdarīt šo darījumu.

02 no 07

Savākt visus savus dokumentus kopā vienā vietā

Pirmais solis, lai izveidotu mājas reģistrēšanas sistēmu, ir pārveidot visus savus failus un dokumentus vienā un tajā pašā vietā, lai jūs varētu kārtot, pārstrādāt un sasmalcināt. Ņemot visu vienā vietā, ir šādas priekšrocības:

1. Tas palīdzēs jums koncentrēties uz uzdevumu pie rokas. Kad jūs mēģināt izpildīt uzdevumu, par kuru neesat satraukti (piemēram, iesniegšana), kāds attaisnojums klīst un sākas citam jaunam projektam. Ja jums ir visas jūsu piegādes (šeit uzskaitītas) un visi jūsu dokumenti vienā vietā, jums patiešām nav attaisnojumu, bet gan ieziediet.
2. Jūs būsiet dziļāks. Veicot slaucīšanu jūsu mājās priekšā nozīmē, ka jums nebūs atkārtot uzdevumu dažas nedēļas no brīža, kad jūs atradīsiet aizmirsto kaudze dokumentu veļas istabā.

Dažas vietas, kur meklēt dokumentus (izņemot jūsu acīmredzamos rakstāmgalda atvilktnes, dokumentu skapjus un pasta pāļus):

1. Dzīvojamā istaba. Biļeteni parasti ir iekļauti dzīvojamā istabā, jo bieži vien mums nav priekšstatu par to, kā ar viņiem rīkoties. Tāpēc jums vienmēr ir jāievieto dokumenti, par kuriem neesat pārliecināts, ko darīt vēl ar manu e-pastu lodziņā.
2. Somas Mugursomas, darba somas, rokas somas, sporta somas un čemodāni.
3. Virtuve. Papīra pāļiem ir veids, kā izbeigt virtuvē. Tas ir tāpēc, ka virtuve bieži ir pirmā vieta, kur mēs braucam pa durvīm.

Tātad, savāc visus savus dokumentus un pēc tam ...

Izvēlieties labu vietu ar cietu virsmu, uz kuras jūs varat izveidot 5 pāļus. Tas var būt virtuves galds, viesistabas gulta vai jūsu galds, ja tas ir pietiekami plašs. Ja jums nav pietiekami lielas virsmas, arī grīda darbojas.

Ja jums ir tik daudz dokumentu, jūsu pāļi var pārplūst, tad izmantojiet tvertnes vai pat kartona kastes. Uzlīmējiet tos, lai tie būtu atsevišķi un izvairītos no kļūdām, piemēram, nejauši pagaidot pagājušā gada nodokļu deklarācijas kastē "pārstrādāt".

03 no 07

Atdaliet savus dokumentus piecās kategorijās

Tagad ir pienācis laiks nodarboties ar biznesu. Jums būs jāpieskaras katram papīram un jāpieņem lēmums par to.

Noteikums: jums ir jāpieņem lēmums par katru papīra gabalu. Tas dodas uz vienu no šīm 5 kategorijām:

1. Darbība: dokumenti, kas jums jāveic, un pēc tam atbrīvojiet. Nejauciet tos ar to, ko mēs minējam kategorijā zemāk kā "Mājsaimniecību". Mājsaimniecības dokumenti tiek iesniegti pastāvīgi, Rīcības faili tiks izmantoti vienu reizi un pēc tam tiks noraidīti.
   Piemēri: ielūgumi, autostāvvietas biļetes, atgādinājumi par tikšanos, mājas darbi, rēķini utt.

2. Arhīvs: dokumenti vai dokumenti, kas jums jāuzliek, bet jums nav nepieciešams atsaukties vai izmantot vairāk nekā vienu vai divas reizes gadā.
   Piemēri: nodokļu deklarācijas, medicīniskie dati, akadēmiskie ieraksti, pierādījums, ka piedalījāties žūrijas pienākumos, akti, nomas līgumi, līgumi utt.

3. Mājsaimniecība: tie ir dokumenti, kurus izmantojat, lai saglabātu savu māju (un dzīvi).
   Piemēri: kuponi, receptes, lietotāja rokasgrāmatas, ieņēmumi par šo gadu nodokļiem, dokumenti par gaidāmajiem ceļojumiem uc

4. Pārstrādā: dokumenti un dokumenti, kas nav iekļauti nevienā no iepriekš minētajām kategorijām un nesatur personas informāciju.
   Piemēri: Junk mail, darblapas no seminārā, kurā vairs neinteresē, laikraksti, žurnāli, vecie mājas darbi, kas jums nav vajadzīgi, izmantoti aploksnes utt.

5. Sadriskāt: dokumenti un dokumenti, kas nav iekļauti 1.-3. Kategorijā, bet satur personas identifikācijas informāciju.
   Piemērs. Kredītkartes piedāvājumi, vecie bankas izraksti, rēķini utt.

04 no 07

Declutter + izmest dokumentus un failus jums vairs nav nepieciešams

Jūsu lielākā kaudzīte tiks pārstrādāta. Pārstrādājiet tos vispirms - mērķis ir mazināt papīra daudzumu, ar kuru jūs strādājat, cik ātri vien iespējams.

Pēc tam sadriskāt smalcinātājus - tas ietver visu, kas identificē jūs ārpus jūsu vārda un adreses.

Alternatīvi šis Guard Your ID Roller no Container Store ir ļoti taisnīgs cenu un ļoti praktisks tiem, kas slimo ar jūsu smalcinātāja ievārījumu. Tādā veidā jūs varat vienkārši apzīmogot savu ID informāciju un pārstrādāt pastu un dokumentus ar personisku informāciju par tiem, nevis nojaukšanas.

Tagad, kad esat tossed tos junk, ir pienācis laiks, lai izveidotu sistēmu, kas ir:

1. Viegli lietojams, tāpēc jūs to faktiski izmantosit ;
2. Pietiekami elastīgi, lai pielāgotos dzīves izmaiņām un jauniem projektiem; un,
3. Nodrošiniet to, ka, ja kaut ko ātri atrodat, to var atrast.

Šeit skaistums ir tāds, ka jūs varat sadalīt šīs kategorijas tālāk atkarībā no papīra daudzuma, kas nāk no un no jūsu mājas vai biroja.

05 no 07

Izveidojiet arhīva failu savai mājas arhivēšanas sistēmai

Diezgan viegli ir izlemt, kurus dokumentus iet uz arhīva failu. Šie ir vissvarīgākie dokumenti, kurus jums pieder. Tie ir pierādījumi, ka jūs un jūsu ģimene pastāv, maksā savus nodokļus, mājās un automašīnās, kas beiguši koledžu, var ceļot ārpus savas valsts ar pasi vai vīzu. Ja esat uzņēmuma īpašnieks vai jums pieder vairāk nekā viens īpašums, šis fails būs vēl lielāks.

Tālāk ir norādīts pamatu saraksts, kas jāuzglabā šajā failā:

• nodokļu atmaksa
• medicīniskie dati
• akadēmiskos ierakstus
• pierādījums, ka jūs pasniedza žūrijas pienākumu
• darbi
• noma
• līgumi
• pases
• tik civilās drošības kartes
• nodarbinātības uzskaite
• kristības sertifikāti
• dzīvības apdrošināšana / aiziešanas pensijas dokumenti

Saglabājiet šos dokumentus faila lodziņā ar apzīmētām mapēm. Apsveriet iespēju iegādāties ugunsdrošu kastīti, kad sākat iegādāties vairāk "stuff", lai saglabātu drošību.

Saglabājiet failus, kurus jūs bieži lietojat (dažkārt arī dažas reizes gadā) priekšpusē. Pretoties vēlmei pārāk organizēt šo vietu, jo, ja jums ir pārāk specifiska, tas faktiski padara grūtāk atrast lietas, ja jūs patiešām tiešām to vajag. Parasti, ja jūs iegremdējat savu arhīva failu, jums tiešām tiešām ir nepieciešams šis papīra gabals, lai tas pēc iespējas būtu pēc iespējas vienkāršāks.

Šeit ir manas kategorijas:

• Akadēmiskais
• Automašīna
• Nodarbinātība
• Finanšu
• Veselība
• ID
• Apdrošināšana
• Nekustamais īpašums

Organizējiet tos alfabētiskā secībā, bet saglabājiet ID failu uzreiz. Tam ir tādas lietas kā dzimšanas apliecība, pase, sociālās apdrošināšanas karte un kristības sertifikāts. Tas ir arī tad, ja jums vajadzētu saglabāt laulības apliecību.

Lai saglabātu šos dokumentus, stingri apsveriet High-Security darījumu lodziņu, kas ir mazāks par 50 ASV dolāriem, ir lieliska vērtība *. Vēl viena iespēja ir High-Security Recueil Box. Šis ir paredzēts medicīniskiem nolūkiem, taču var viegli uzglabāt vairākus nespēju zaudēt dokumentus.

Jūs varat iestatīt savu DIY savu failu, vai arī varat izmantot FileSolutions Home Filing System.

* Ja jūs zaudējat šos failus, jūs galu galā maksāsit daudz, daudz vairāk, lai saņemtu kopijas no reģistratūrām, pilsētu ierēdņiem, akadēmiskām iestādēm utt., Tāpēc 50 dolāri ir vērtīgs, gudrs ieguldījums.

06 no 07

Sakārtojiet sadzīves failu

Šeit ir labs īkšķis par to, kas jums būtu jāuzglabā jūsu mājsaimniecības failā: viss, kas jums var būt vajadzīgs nākotnē, taču jums pašlaik nav nepieciešams rīkoties, kas nav jūsu arhīva failā. Kā piemēru izmantojiet savu Mājsaimniecības failu (sauktu par sadzīves darbgrāmatu), lai jūs labāk izprastu, ko šajā failā saglabāt un ko ne.

Pirmkārt, faksa lodziņa vai atkritumu tvertnes vietā es izveidoju saistvielu ar sadaļām un pēc tam kabatas, lai uzglabātu tādas lietas kā kuponi un dāvanu kartes. Jūs varat izmantot šo saistvielu, un tam ir sadaļas:

• Kuponi / groupons
• Dāvanu kartes
• Dokumenti gaidāmajiem braucieniem / ceļojumiem
• Es esmu iesniedzis atlaides un gaida, lai saņemtu čeku atpakaļ
• Ieņēmumi liela biļešu priekšmetiem, piemēram, ierīcei vai lielai mēbelei
• Ir kabatas visām jūsu atlīdzības kartēm
• Piezīmes un atsauces materiāli gaidāmajiem projektiem, ar kuriem jūs strādājat
• Receptes *
• Ieņēmumi no nodokļiem
• Auto / mājas / īrētāja apdrošināšanas polises

Jūs, iespējams, varētu vienkārši skenēt lielāko daļu no tiem Evernote kontā , bet pēc tam, kad tie jums vajadzīgi, jums to vajadzēs izdrukāt vēlreiz, tāpēc ievietojiet to šajā piezīmju grāmatiņā un sauciet to par savu mājsaimniecības darbgrāmatu.

* Saglabājiet atsevišķu failu receptēm, kuras vēlaties atgriezties kādreiz, bet ne.

07 no 07

Izveidot darbības failu

Rīcības fails ir dokumenti, kas jums jārīkojas, un pēc tam jāizmetiet. Jebkuri dokumenti vai papīrs, kas jāiesniedz pastāvīgi vai ilgu laiku (vairāk nekā mēnesi), iespējams, pieder jūsu Mājsaimniecības failā.

Rīcības faili ir:

• Tiks izmantots vienu reizi un pēc tam izmests; vai
• Faili, kurus gaidāt, lai veiktu darbības.

Izmantojiet lodziņu, lai īpaši turētu šos dokumentus, un mēs iesakām šo lodziņu. Izvēlieties oranžo krāsu, jo tā ir spilgta krāsa, un domāšana ir tāda, ka tas ļaus jums iet caur lodziņu vismaz reizi nedēļā. Tas var arī dubultot kā In Box, lai palīdzētu pārvaldīt pastu .

Tālāk ir minēti piemēri tam, kā saglabāt savu darbību failu:

Ienākošais pasts:

• Viss, ko jūs saņemat pa pastu, nonāk šajā failā
• Jebkurš papīra gabals, kas tevi roku vai jūs greifers un satricina rokassomiņā, iet šeit

Kalendāra vienumi:

• Ielūgumi par gaidāmajiem notikumiem un jebkādiem norādījumiem vai atbildes kartēm, kas nāk ar viņiem
• Maksājuma rēķini, pēc tam sadriskot vai pārstrādāt
• Atļauja apzīmē
• Tikšanās atgādinājumi

Maksājamie vienumi:

• Autostāvvietas biļetes jāmaksā
• Norēķinu rēķini

Vienumi, kurus jūs gaidāt:

• Ieņēmumi par to, ko esat nesen iegādājies, ja nolemjat atgriezties. Piemēram, ja jūs saņemat paketi no Amazon, jūs izmetiet iepakojuma čeku šajā atkritumu tvertnē, ja produkti nedarbojas, un jums tas ir jāatdod. Tas pats par citiem saņemtajiem paketēm.
• Ieņēmumi par to, ko jūs gaidāt. Piemēram, ja jūs iesniedzāt rēķinu savai apdrošināšanas kompānijai un jūs gaida atmaksu, tas notiek šajā failā. Ja kaut kas ir atgriezies un jūs gaida, lai kompensācija tiktu parādīta jūsu bankas pārskatā vai manā kredītkartes rēķinā, tas tiek parādīts šajā lodziņā.

Jūs varat sadalīt šo failu vairākās kategorijās, taču šajā lodziņā ir vieglāk vienkārši izmetiet visu, un pēc tam veiciet to vienu, divas vai trīs reizes nedēļā. Tajā brīdī jūs varat pārstrādāt vai sasmalcināt visu, kas jums vairs nav vajadzīgs, iesniedziet visu, kas pieder Arhīvs vai Mājsaimniecībā, un dariet visu, kas uz to jāatsakās. Mērķis ir saglabāt šo failu pēc iespējas mazāk.

Bet ... triks ir tāds, ka jums ir jāiet cauri šim failam vismaz reizi nedēļā, vēlams biežāk. Es ļoti iesaku pievienot šo uzdevumu savai personiskajai iknedēļas organizēšanas kārtībai , tādā veidā jūs iesniedzat un glabā relatīvi nelielu dokumentu apjomu reizi nedēļā, nevis