Manā darba dienā es strādāju komunikācijā, galvenokārt bezpeļņas organizācijām. Daļa no manis veiktā darba ir saistīta ar to, ka mums ir izveidota stratēģija gan iekšējai, gan ārējai komunikācijai. Tas ietver arī biroja pārvietošanas plāna izstrādi , ko pašreizējā organizācija plāno veikt nākamajos sešos mēnešos.
Lai gan jūs domājat, ka biroja pārvietošanas plānošanā ir tik daudz soļu, ka jums nav laika, lai pat apspriestu saziņu, jums patiešām ir vajadzīgs laiks vai diena, lai izveidotu stingru stratēģiju, kas informēs gan darbiniekus, gan klientus gaidāmajām izmaiņām .
Sāksim ar darbiniekiem, jo tie ir tieši ietekmējuši šī kustība .
Iekšējiem sakaru līdzekļiem jāiekļauj šie galvenie ziņojumi:
- Skaidrs grafiks: pārliecinieties, vai esat norādījis visas galvenās kustības darbības, lai visi zinātu, ko gaidīt un kad.
- Iepakošanas instrukcijas: jāsniedz darbiniekiem instrukcijas par to, kā iesaiņot birojus vai kabīnes pārvietošanai. Tajā būtu jāietver, kur iegūt iepakojuma materiālus , par ko viņi ir atbildīgi par iepakošanu un termiņiem.
- Uzlabots paziņojums par jebkuru biroja slēgšanu : pārvietošanas laikā jums var būt nepieciešams aizvērt biroju, lai nodrošinātu biroja aprīkojuma un mēbeļu galīgo iepakošanu un pārvietošanu . Pārliecinieties, vai jūsu darbinieki ir informēti par šiem datumiem un vai un kā uzņēmums turpinās kustības laikā un kā tas ietekmēs viņu darba grafiku un darba slodzi.
- Jauns biroja plāns: personāls vēlēsies agri uzzināt, kā izskatīsies jaunā telpa un kā tiks izveidoti biroji. Vai viņiem joprojām būs sava telpa, vai arī viņi tagad atrodas kubikā vai atklātā stāva plānā? Pārliecinieties, vai veidojat veidu, kā informēt darbiniekus par to, kā viņu darba vieta var mainīties.
- Jauna atrašanās vieta, autostāvvieta un maršruta maiņa: nodrošiniet personālam visu nepieciešamo informāciju par jauno atrašanās vietu, lai viņi varētu sagatavot transportu uz jauno vietu.
Kad esat noteikuši visas galvenās ziņas, jums ir jānosaka, kā vislabāk piegādāt šos ziņojumus. Izmantotā metode jāizlemj pēc ziņojuma veida.
Piemēram, laika skalu var viegli piegādāt, izmantojot jūsu uzņēmuma iekštīklu; tā kā biroja slēgšanu vislabāk var iepazīstināt personāla sanāksmē, lai nodrošinātu, ka uz jautājumiem var uzdot un atbildēt.
Veidi, kā informēt darbiniekus par mērķiem:
- Intranets: tiem uzņēmumiem vai organizācijām, kurām ir iekštīkls, parasti tā ir labākā platforma lielākajai daļai ziņu. Tas ļauj viegli atjaunināt failus un informāciju, kas sasniedz visus darbiniekus.
- Personas sanāksmes: neatkarīgi no ziņojuma, darbinieku sanāksmes ir laba vieta, kur publicēt paziņojumus un ļaut personālam būt pilnīgai diskusijai. Varat arī izmantot tikšanās laiku, lai pārskatītu, kā informācija tiks nosūtīta, lai darbinieki zinātu, ka viņi tiks informēti.
- E-pasts: lai gan e-pasts ir vienkāršs, tas nav labākais veids, kā pārraidīt informāciju. Jūs nevēlaties izsūtīt tik daudz e-pasta ziņojumu, ka cilvēki nevar atrast informāciju, kad tie ir nepieciešami. Ja jūs izmantojat e-pastu, pārliecinieties, ka to izmantojat tikai, lai ļautu cilvēkiem zināt, kur viņi var iegūt informāciju.
- Bieži sastopamās mapes : ja jums nav iekštīkla, tīkla diska koplietojamās mapes izveidošana, ko katram var piekļūt, ir nākamais labākais veids, kā saglabāt informāciju, kuru vēlaties lietotājiem piekļūt.
- Ziņojumu dēlis: fiziska vieta, kur tiek ievietota informācija, ir lieliska lieta, ko darīt. Ne tikai cilvēki to var bieži pārbaudīt, bet arī nodrošina vietu, kur cilvēki var savākt un apspriest savas bažas.