Ātrs kontrolsaraksts par to, cik ilgi dokumenti ir jāglabā
Papīrs ir sāpes, un mājas filing sistēmas pārvaldīšana var būt vilkt, bet daži dokumenti, kas jums patiešām ir nepieciešams, lai pakārtos, jo jūs nekad nezināt, kad tie jums būs nepieciešami. Tālāk ir norādīts, cik ilgi dokumenti ir jāglabā, un, kad esat tos pabeidzis, tie, kas jums ir jāizmanto. Tam vajadzētu būt ātram norādījumam, kā izveidot un uzturēt funkcionējošu mājas reģistrēšanas sistēmu.
Pirmkārt, padomājiet par to papīra apjoma samazināšanu, ko saņemat, un jūs galu galā būsiet sasmalcinājis vai failu mazāk.
Tas nozīmē atbrīvoties no nevēlamā pasta, parakstīties uz e-rēķiniem un nepieņemt skrejlapas, kuponus, kurus nekad neizmantojat, vai citas īslaicīgas sajūtas, kuras jūs jūtat, ka jums ir jācenšas, kad jūs zināt, ka tiešām tā nav.
Ja jūs patiešām cīnās ar papīra jucekli līdz vietai, kur jūs jūtaties kā jūs to uzkrājat , sazinieties ar profesionālu, kas var jums palīdzēt ar deklarēšanas procesu.
Otrais solis ir nodrošināt, lai tiktu izveidota laba pasta vadības sistēma . Jo efektīvāk tiek apstrādāts pasts, kas jums ir, jo retāk jums būs jāveic liela pieteikšanas / sasmalcināšanas / pārstrādes sesija.
Uzstādiet elektronisko datu apstrādes sistēmu
Lai atbrīvotos no papīra iesniegšanas, izveidojot elektronisko pieteikumu sistēmu, jūs ietaupīsiet vietu un atbrīvosities no papīra traucējumu. Tā ir uzvara. Mūsdienās elektroniskā reģistrācijas sistēma ir ļoti jēga. Lai sāktu darbu, jums ir nepieciešams skeneris un vieta, kur saglabāt savus failus, mapes sistēmu datorā vai mākoņos un ārējo cieto disku.
Izveidojiet vispārīgas mapes dažāda veida dokumentiem (piemēri: mājsaimniecība, nodokļi, auto, dzimšanas apliecības utt.) Jums nav nepieciešams pārāk precīzi saglabāt dokumentu, jo elektroniskās reģistrācijas sistēmas ir pieejamas meklēšanai.
Pēc tam skenējiet katru dokumentu un glabājiet to mapē atbilstoši saturam.
Svarīgu dokumentu kopēšana
Jūsu super svarīgi dokumenti, eksperti iesaka saglabāt kopijas.
Tas var nozīmēt vienu eksemplāra saglabāšanu mākoņa atmiņā un cits cietajā diskā. Tas varētu nozīmēt arī to, ka viens eksemplārs ir jāuzglabā elektroniskajā dokumentācijā un vienā drukātā veidā ugunsdrošā seifā.
Saglabājiet šos dokumentus uz visiem laikiem
Šie dokumenti ir jāglabā uz mūžu:
Akadēmiskie ieraksti - diplomi, stenogrammas un jebkādi portfeļu darbi, kurus nākotnē varēs izmantot, piesakoties darbam.
Pieņemšanas dokumenti
Sertifikāti par kristību
Dzimšanas apliecības
Nāvessodi - var būt nepieciešami nodokļu vajadzībām.
Autovadītāja apliecības
Nodarbinātības reģistri - visas klauzulas, vienošanās, disciplinārlietas un izpildes pārskati.
Laulības sertifikāti
Medicīniskie dokumenti
Militārie ieraksti
Pases
Pensionēšanās un pensiju reģistrs
Sociālās apdrošināšanas kartes
Vilki
Ietaupiet uz īsāku laika periodu
Šos dokumentus varat pieskarties tik bieži, kā reizi mēnesī vai nedēļā:
Bankas pārskati - 1 mēnesis
Rēķini - 1 gads jebkuram nodoklim vai garantijai saistītam, visi pārējie rēķini ir jānosaka, tiklīdz tie ir samaksāti.
Kredītkaršu rēķini - nekavējoties samaksāti.
Home Improvement Ieņēmumi - Uzglabāt, līdz mājās tiek pārdots.
Ieguldījumu reģistrs - 7 gadus pēc tam, kad esat slēdzis kontu vai pārdevis nodrošinājumu.
Nomas - Turpiniet līdz brīdim, kad esat pārvietojies un saņemat savu depozītu atpakaļ no saimnieka.
Paychecks / Pay Stubs - 1 gads, līdz jūs saņemat savu W-2
Pārdošanas ieņēmumi - glabājiet garantijas laiku. Protams, tas attiecas tikai uz lieliem pirkumiem, piemēram, ierīcēm un elektroniku. Es parasti glabāju čekus tādām lietām kā pārtikas preces un apģērbs tikai tik ilgi, kamēr es zinu, ka man nebūs vajadzīga kvīts atgriešanai.
Nodokļu dokumenti - 7 gadi, ieskaitot jūsu pieteikumu un visus pavaddokumentus, piemēram, W-2 un kvītis.
Transportlīdzekļu reģistri - glabājiet līdz laivai, automašīnai vai motociklam.
Kā atbrīvoties no dokumentiem
Smalcināšanas dokumenti ir galvenais veids, kā pasargāt sevi no identitātes zādzības. (Lasiet manu interviju ar drošības ekspertu Jay Foley par to, kā pasargāt sevi no identitātes zādzības). Domājat, ko sadriskāt? Vispārējais noteikums ir kaut kas tāds, ka ir jāsadala šāda informācija: kontu numuri, dzimšanas datumi, pirmslaulības vārdi, paroles un tapas, paraksti un sociālās apdrošināšanas numuri.
Atkal, tie ir ne-brainers.
Šeit ir pamati:
Ja dokumenti joprojām ir "aktīvi", ti, jums ir nepieciešams turēt uz tiem atsauci un izveidot vienkāršu mājas reģistrēšanas sistēmu. Tas nozīmē dokumentu iesniegšanu pa tēmām un pēc tam to sasmalcināšanu, kad tie vairs netiek izmantoti.
Kādi dokumenti ir sasmalcināti
Ja esat pabeidzis šos dokumentus un vairs tos vairs nevajag, šeit ir tas, ko saplīst (viss pārējais - piemēram, dokumentu apstrāde - jūs varat vienkārši pārstrādāt).
ATM ieņēmumi
bankas izraksts
Dzimšanas apliecības kopijas
Atceltas un anulētas pārbaudes
Kredītkartes rēķini
Kredītu pārskati
Vadītāja apliecības (beidzies derīguma termiņš)
Nodarbinātības dokumenti, kuriem ir kāda identifikācija
Pagarinātas pases un vīzas
Ieguldījumu konts #s
Juridiskie dokumenti
Ieguldījumu, akciju un īpašuma darījumi
Posteņi ar parakstu (nomas līgumi, līgumi, vēstules)
Bagāžas birkas
Medicīnas un zobārstniecības ieraksti
Dokumenti ar sociālās apdrošināšanas numuru
Paroles vai PIN kodi
Maksājiet stubs
Iepriekš apstiprinātas kredītkaršu lietojumprogrammas
Ieņēmumi ar kontu numuriem, kredītkaršu numuriem vai jebkuru citu identificējošu informāciju
Nodokļu formas
Sūtījumi ar identificējošu informāciju par tiem
Ceļojumu maršruti
Izmantotās aviobiļetes
Komunālie maksājumi (telefons, gāze, elektrība, ūdens, kabeļtelevīzija, internets)
Pārliecinieties, ka ir izveidota elastīga reģistrācijas sistēma, kas ļauj pārbaudīt šos dokumentus un tos sasmalcināt, kad tie vairs nav nepieciešami.
Viss, ko jūs plānojat uzturēt, ir jārīkojas, jāorganizē un jāiesniedz. Man patīk mana mājas reģistrēšanas sistēma.