E-pasta sūtīšana, kas labi sazinās
E-pasts ir viens no galvenajiem veidiem, kādēļ cilvēki tagad sūta rakstisku paziņojumu, un, visticamāk, tas nemainīsies. Tas ir viegli, ātri un bez zīmoga.
Ir aizgājuši tie dienās, kad pasta vēstulē vai atbildē jāgaida nedēļa vai vairāk. Nav nepieciešams veikt ārkārtas braucienus uz pasta nodaļu, lai nosvertu aploksnes un saņemtu pietiekami daudz zīmogu rēķiniem un burtiem. Faktiski daudzi cilvēki nekad nav pat pievērsušies aploksnei vai nosūtījuši vēstuli caur ASV Post Office.
E-pasts ir kļuvis par vienu no vienkāršākajiem un ātrākajiem saziņas veidiem gan personīgi, gan uzņēmējdarbībā. Šī ir kļuvusi par tādu parādību, ka arvien uzticamais Amerikas Savienoto Valstu pasta dienests cenšas atrast veidus, kā palikt biznesā.
Nav pārsteiguma, ka e-pasta etiķete , bieži dēvēta par " Netiquette", ir aktuāla tēma pašreizējai kultūrai. E-pasta vēstules katru dienu nosūta plaša amerikāņu iedzīvotāju daļa. Lielākā daļa uzņēmumu izmanto e-pastu, lai sazinātos ar darbiniekiem visu dienu. Gandrīz katrai mājsaimniecībai ir vismaz viens dators ar piekļuvi internetam, un šajās mājsaimniecībās ir mamma, tētis, bērni, pusaudži un varbūt pat vecvecāki, un visi vai lielākā daļa no viņiem saņem un sūta e-pastus.
Mēs dzīvojam mikroviļņu, internetā vadītā sabiedrībā, un neviens nevēlas ņemt laiku, lai uzrakstītu ilgu vēstuli, kaut gan tā ir tik daudz intīma un personiska. Joprojām ir daudz apstākļu, kādā e-pasts darbojas labāk nekā gliemeža pasts.
Šeit ir daži etiķetes dos un nav jāpatur prātā, kad sastādāt e-pasta piezīmes.
- Sagatavo Pirms sāciet rakstīt e-pastu, neatkarīgi no tā, vai tā ir sākotnējā piezīme vai atbilde, jums jāuzdod sev jautājums, ar ko vēlaties sazināties. Īsi sakot, kāds ir tavs rakstīšanas mērķis? Tiklīdz jūs zināt, jūs varat izlasīt pabeigto e-pastu pirms tā nosūtīšanas, lai pārliecinātos, vai esat paveicis savu mērķi. Ja tas veic pakāpi, tad nosūtiet to; ja teksts ir neskaidrs, skarbs vai neskaidrs, tad varbūt jums vajadzētu sākt no jauna.
- Sazināties Atcerieties, ka jūs sazināties ar īstu personu, kas saņems šo pastu. Paturot to prātā, jums vajadzētu vērsties pret personu pēc vārda un būt cienījama. Ja šī ir atbilde uz saņemto e-pastu, jums vajadzētu ņemt laiku, lai pieteikušies jebkuriem jautājumiem vai pieprasījumiem piezīmē.
- Elpo. Mēs visi esam bijuši vainīgi kādā brīdī vai arī zaudējuši mūsu drosmi. Ja saņemat e-pastu, kas jūs satricina vai satrauc, neatbildiet natūrā. Paņemiet lielos ceļus un atbildiet tikai, lai apstiprinātu saņemšanu vai aizņem kādu laiku, pirms atbildat, lai jūs varētu nomierināties un atbildēt ar labi pārdomātu ziņojumu. Jūs nekad nevēlaties atbildēt uz e-pastu (vai cita veida saziņu) dusmās. Kad mēs esam dusmīgi, mēs mēdzam teikt (vai rakstīt) lietas, kuras mēs vai nu nenozīmē, vai arī nav jāteic. Atcerieties, ka pēc tam, kad jūsu e-pasts ir nosūtīts, tas pastāv tur uz visiem laikiem.
- Esiet caurspīdīgs. Jūsu priekšmetu rindiņai ir jābūt patiesam attēlam, kāpēc jūs sazināties ar adresātu. Izmantojiet frāzes, kas attiecas uz pasta priekšmetu. Tas ir taisnība, vai veidojat uzņēmumu vai personīgo e-pastu. Piemēram, ja uz nākamo nedēļu raksta e-pastu mammai par savu vizīti, jūsu temata līnija ir jālasa kā "Jūsu apmeklējums".
- Pētniecība. Ja jūs sūtiet e-pastu uz biznesa partneri, jums ir lietderīgi izmantot savu uzvārdu un amatu. Veiciet izpēti un pareizi adresējiet adresātu. Uzņēmuma prezidents var būt adresēts kā Taylor kungs vai Taylor prezidents.
- Pareizrakstības pārbaude. Pareizrakstības pārbaude ir svarīga, rakstot paziņojumu. Nosūtot piezīmi, kurā ir visas kļūdas, tā paziņo, ka esat niecīgs vai ka jūs nepievērš uzmanību detaļām. Mēģiniet vienmēr palaist pareizrakstības pārbaudi vai izmantot programmu, kas automātiski koriģē. Un pēc tam atkal to lasiet, lai pārliecinātos, ka vārdi, kurus jūs vēlējāties izmantot, automātiski netika koriģēti pret kaut ko citu.
- Korektūra. Jums vajadzētu ņemt vēl dažas sekundes vai minūtes, kas ir nepieciešamas, lai veiktu ātru korektūru no jebkura e-pasta, kuru plānojat sūtīt. Ņemiet šo laiku, lai rediģētu nevajadzīgus teikumus vai ievietotu trūkstošos pieturzīmes.
- Skatīties toni. Dažreiz e-pasts var atšķirties no tā, kā jūs domājat. Jūsu e-pasta signāls ir ļoti svarīgs un ir tikpat svarīgs kā jūsu ziņojums. Tā kā šī ir rakstiska saziņa, jums jāpārliecinās, vai jūsu tonis ir patīkams un ka tas ir patiess attēlojums, ko vēlaties pateikt. Atcerieties, ka jūsu adresāts nevar dzirdēt skaņu jūsu balsī vai redzēt smaidu uz sejas. Ja vien jūs nevēlaties priekšnosacīt visu, kas rakstīts jūsu rakstā, jums jāizvairās no jebkādas e-pasta valodas, kuru jebkādā veidā varētu nepareizi interpretēt.
- Esi īss un salds. Mēģiniet nerakstīt romānu, kad e-pastu. Lielākā daļa cilvēku tiešām nevēlas daudz lasīt e-pastā. Ja e-pasta adrese ir obligāti garš, mēģiniet palīdzēt saņēmējam, izceļot galvenos jēdzienus, izmantojot aizzīmju punktus vai apkopojot tēmu sākuma punktā.
- Labi sazināties. Jūs nevēlaties sajaukt savu lasītāju, tāpēc ņemiet laiku, lai jūsu rakstiski būtu skaidra un kodolīga. Ja esat nosūtījis e-pastu draugam, jūs varat būt vairāk gadījuma rakstīšanas stilā. Tomēr, ja tas ir biznesa saziņa , izmantojiet pareizu gramatiku un izvairieties no simboliem vai emojiem, kas liek jums izrādīties mazāk profesionāli.
E-pasta paziņojums ir ļoti populārs. Pielāgojiet laiku, lai iesaistītu Zelta likumu, un jums būs tāls ceļš uz to, ka ir pulēta neticīte pro.
Rediģēja Debby Mayne